CIRCULAR EXTERNA 201-000009 del 2016

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Señores

Representantes legales

Contadores

Revisores fiscales

Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas

unipersonales clasificadas en el Grupo 1 de preparadores de información y que

aplican el Título 1 de la Parte 1 del Libro 1 del Decreto 2420 de 2015

Referencia: Solicitud de estados financieros año 2016

Normas Internacionales de Información Financiera

Esta Superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y

control otorgadas por la ley, está facultada para solicitar, confirmar y analizar

información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa de las

sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas

unipersonales (conjuntamente denominadas en esta circular "Entidades

Empresariales"), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de

conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995,

los numerales 2 y 3 del artículo 70del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, el

Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 y el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009.

1. Estados financieros a 31 de diciembre de 2016 y documentos adicionales

Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos

mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de

2016, junto con los documentos adicionales requeridos, a través del Sistema

Integrado de Reportes Financieros —SIRFIN. Para el efecto, se deberá seleccionar

alguna de las siguientes opciones, según corresponda:

Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2016 -10 NIIF

Plenas Individual

Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2016 - 20 NIIF

Plenas Separado

La información financiera deberá diligenciarse en miles de pesos.

1.1 Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la información

financiera

Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, las Entidades

Empresariales sometidas a vigilancia o control de la Superintendencia de

Sociedades, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio,

en este caso a 31 de diciembre de 2016, certificados y dictaminados, con el

TOSPORUN En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con

NUEv0PAIs integridad por un País sin corrupción-
SAZ t#ütOIb (POCIC'OIÍ

Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Públicas. ITEP.

IMIIINCIT

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O SOCIEDADES CIRCULAR EXTERNA

Solicitud de estados financieros año 2016

alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de

orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta entidad.

Así mismo, están obligadas a remitir la misma información las Entidades

Empresariales sometidas a inspección de esta Superintendencia, a las cuales en

ejercicio de la atribución contenida en el articulo 83 de la Ley 222 de 1995,

mediante acto administrativo concreto dirigido a la dirección de notificación judicial

inscrita en el registro mercantil, les sea impartida la orden respectiva.

Se exceptúan de lo anterior aquellas Entidades Empresariales sometidas a

inspección que estén en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán

manifestar tal situación mediante correo electrónico dirigido a la dirección

webmastersupersociedades.gov.co. En el "asunto" del correo electrónico deberá

indicarse lo siguiente: "Grupo de Informes Empresariales: Informe 01-Estados

Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2016— Sociedad en liquidación voluntaria".

Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia permanente de la

Superintendencia, que estén en liquidación voluntaria, deberán remitir la

información financiera en el Informe 16 - Estado de Liquidación Voluntaria, a

través del sistema Storm. Para el efecto, la información financiera deberá estar

preparada de acuerdo con lo previsto en el Decreto 2649 de 1993 y su reporte

deberá hacerse conforme lo dispone la Circular Externa que se expida para el

efecto.

1.2 Plazos para el envio de los estados financieros a 31 de diciembre de 2016,

separados e individuales, según NllF Plenas

Los estados financieros separados e individuales con corte a 31 de diciembre de

2016, certificados y dictaminados, deberán ser entregados en el año 2017, dentro

de las fechas señaladas a continuación (Tabla No.1), de acuerdo con los dos

últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla No. 1

Prociramación de Envío de Información Financiera

Últimos

dos dígitos

del NIT

Envío de información

Últimos dos

dígitos del

NIT

Envío de información

01-10 Lunes 27 de marzo de 2017 51-60 Lunes 3 de abril de 2017

11-20 Martes 28 de marzo de 2017 61-70 Martes 4 de abril de 2017

21-30 Miércoles 29 de marzo de 2017 71-80 Miércoles 5 de abril de 2017

31-40 Jueves 30 de marzo de 2017 81-90 Jueves 6 de abril de 2017

41-50 Viernes 31 de marzo de 2017 91-00 Viernes7 de abril de 2017

Las Entidades Empresariales que tengan más de un cierre contable en el año

deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma

independiente y presentada en las fechas señaladas anteriormente, previa

solicitud de autorización de envío, dirigida al Grupo de Informes Empresariales al

correo electrónico efinancierossupersociedades.gov.co.

- 1

-, T000SPORUN

NUEVO PAIS

OMINCIT

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con

integridad por un Pais sin corrupción.

Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP

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SUPflSHflNDtNCIA

o

Dt SOCIEbADES

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CIRCULAR EXTERNA

Solicitud de estados financieros año 2016

Los estados financieros de fin de ejercicio se deberán reportar certificados y

dictaminados, de acuerdo con lo previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de

1995.

1.3 Documentos adicionales

Los estados financieros de fin de ejercicio sólo se entenderán recibidos en la

medida en que también se hubieren presentado los documentos adicionales

relacionados a continuación, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos

(2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envio de la

información financiera según su número de NIT.

En el evento de que los documentos no fueren aportados en el plazo establecido,

los estados financieros se entenderán recibidos de manera extemporánea,

circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes.

Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados del original en formato

.pdf, a través de la sección "Presentación Informes Empresariales", sub sección

"Envío de documentos adicionales" del portal web de la Superintendencia de

Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de

radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión

.XBRL.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe

asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe

exceder de 2 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un

número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el

requisito de presentación de información financiera en forma completa.

1.3.1 Las Entidades Empresariales vigiladas y controladas deberán presentar los

siguientes documentos:

El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican

que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en

el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor

fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.

La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así

como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo

hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los

contadores.

El informe de gestión que los administradores deben presentar a la

asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de

conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual además debe

contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad

intelectual y derechos de autor por parte de la Entidad Empresarial. Esta

obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.

El dictamen del revisor fiscal

NUEVOPAIS integridad por un Pais sin corrupción.

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con

Ji

Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP.

MINCIT www.supe rsocedade,,gov.co 1 webmaster@supersociedades.gov.co- Colombia

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SUPCR1NTtND!P4CIA 4/8

DE SOCIEDADES CIRCULAR EXTERNA

Solicitud de estados financieros año 2016

d. Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte

integral de los mismos, que contengan información adicional a la

presentada en los estados de situación financiera, del resultado integral del

ejercicio y componentes del otro resultado integral (ORI), de cambios en el

patrimonio y de flujos de efectivo, escaneadas del original en formato .pdf.

1.3.2 Las Entidades Empresariales inspeccionadas deberán presentar los

siguientes documentos:

El documento mediante el cual el representante legal y contador certifican

que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en

el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor

fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.

La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así

como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo

hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los

contadores.

Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte

integral de los mismos, que contengan información adicional a la

presentada en los estados de situación financiera, del resultado integral del

ejercicio y componentes del otro resultado integral (ORI), de cambios en el

patrimonio y de flujos de efectivo, escaneadas del original en formato .pdf.

El informe de gestión y el dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere, podrán ser

solicitados por la Superintendencia en cualquier momento.

2. Presentación de estados financieros consolidados y documentos

adicionales

Las Entidades Empresariales que sean matrices o controlantes y que estén

obligadas a reportar información financiera de fin de ejercicio en los términos del

numeral primero anterior, deberán presentar, además de los estados financieros

separados, los estados financieros consolidados a más tardar el 23 de mayo de

2017.

Para este efecto, deberán diligenciar el Informe 01-Estados Financieros de Fin de

Ejercicio- Corte 2016 - 30 NIIF Plenas - Consolidados, mediante la herramienta

XBRL Express, o cualquiera otra que soporte el lenguaje estándar XBRL. Las

cifras deberán diligenciarse en miles de pesos y presentarse por el Sistema

Integrado de Reportes Financieros - SIRFIN.

Las Entidades Empresariales obligadas a presentar estados financieros

combinados deberán reportar dicha información a través del Informe 01-Estados

Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2016 - 30 NIIF Plenas - Consolidados, a

más tardar el 23 de mayo de 2017.

C

TODOS POR UN

NUlO PAÍS

©MINCIT

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con

integridad por un Pais sin corrupción.

Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de Fas Entidades Públicas, ITEP,

wwwsupersocledadesgovco 1 webm aster@supersoc edadesgovco - Colombia

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CIRCULAR EXTERNA

Solicitud de estados financieros año 2016

Junto con los estados financieros consolidados deberán presentarse los

documentos adicionales relacionados a continuación, dentro de los dos días

hábiles siguientes a la fecha establecida para el envío de la información financiera

consolidada:

Certificación de los estados financieros consolidados, suscrita por el

representante legal, contador y revisor fiscal de quien consolida.

Notas a los estados financieros consolidados.

Informe especial de¡ artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

Dictamen del revisor fiscal.

Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados del original en formato

.pdt a través de la sección "Envío de documentos adicionales" del portal web de la

Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se

cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el

archivo con extensión .XBRL.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual deberá

asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe

exceder de 2 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un

número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el

requisito de presentación de información financiera en forma completa.

Los estados financieros consolidados sólo se entenderán recibidos oportunamente

en la medida en que también se hubieren presentado los documentos adicionales

que los complementan. En el evento de no ser aportados en el plazo establecido,

se entenderán presentados de manera extemporánea, circunstancia que podría

dar lugar a las sanciones pertinentes.

3. Información financiera de fin de ejercicio para entidades empresariales en

acuerdos recuperatorios

La Entidades Empresariales que estén en proceso de negociación o de ejecución

de un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550 de 1999, cuyo

promotor sea nominado por la Superintendencia de Sociedades o una cualquiera

de las Cámaras de Comercio de¡ país y las Entidades Empresariales que fueren

admitidas a un proceso de reorganización de acuerdo con la Ley 1116 de 2006,

sea que el mismo se encuentre en trámite o en ejecución, deberán reportar los

estados financieros de fin de ejercicio, correspondientes al período dell 0de enero

al 31 de diciembre de 2016, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en

los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

Los estados financieros deberán ser presentados en el año 2017, dentro de las

fechas señaladas en la Tabla No.1 anterior, de acuerdo con los dos últimos dígitos

de¡ NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el de verificación (DV). Para tales

efectos, se deberá utilizar el Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio-
Corte 2016 -10 NIIF Plenas Individual en caso de que los estados financieros sean

individuales, o el Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2016

- 20 NIIF Plenas Separado, en caso de que sean separados.

C NUEVOPAÍS integridad por un Pais sin corrupción. -

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con

flO E QEflEME C(-4

Entidad No. 1 en el indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP.

www.supersociedades.gov.co 1 webmaster@supersociedades.eov.co - Colombia

o

SUPCRIHTCNDCNCIA 6/8

DE SOCIEDADES CIRCULAR EXTERNA

Solicitud de estados financieros año 2016

Así mismo, se deberán presentar, junto con los estados financieros de fin de

ejercicio, los documentos adicionales de que tratan las Circulares Externas

número 100-000004 y 100-000005 del 8 de agosto de 2016, según corresponda.

Adicionalmente, estas Entidades Empresariales deberán reportar la información

específica sobre el proceso que adelantan, de acuerdo con lo requerido en el

"Informe 03A - 20 Información Anual de Acuerdos de Recuperación", a través del

Sistema Integrado de Reportes Financieros —SIRFIN.

Debe advertirse que la información financiera de fin de ejercicio requerida por esta

Circular, no sustituye ni excluye la obligación de reportar la información financiera

periódica de conformidad con lo previsto en las Circulares Externas número 100-

000004 y 100-000005 deI 8 de agosto de 2016 mencionadas.

Debido proceso especial

Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables. La

Superintendencia solicita los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y

dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en los

plazos ya señalados. El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Circular

podrá dar lugar, previa formulación de pliego de cargos y luego de concederse la

oportunidad para el ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones de ley de

conformidad con lo previsto en el numeral 3 deI artículo 86 de la Ley 222 de 1995,

independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada de la

Entidad Empresarial.

Registro y presentación de información en SIRFIN

En la sección "Presentación Informes Empresariales" del portal

www.supersociedades.gov.co, los usuarios podrán encontrar la información

necesaria para la presentación de los informes en XBRL y, en particular, sobre la

forma en que han de cumplirse los siguientes trámites:

Efectuar el registro de las Entidades Empresariales.

Crear, cambiar o generar una nueva contraseña.

Descargar el software y los manuales de diligenciamiento.

Enviar los archivos con extensión .XBRL.

Enviar los documentos adicionales escaneados en archivo .pdf.

Consultar el estado del envío.

Descargar archivos de años anteriores.

Consultar respuestas a posibles errores de envío.

Participar en capacitaciones virtuales.

La presentación de los estados financieros de fin de ejercicio y de los documentos

adicionales, deberá efectuarse mediante la sección "Presentación Informes

Empresariales" del portal www.supersociedades.gov.co.

Tan pronto como se envíe el archivo con extensión .XBRL a través del portal web,

el sistema le suministrará un número de radicación. Con este número deberán

(

7

T000SPORUN

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CNuEvopAts integridad por un País sin corrupción.

Entidad No. 1 en el Índice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP

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CIRCULAR EXTERNA

Solicitud de estados financieros año 2016

cargarse los archivos en formato .pdf de los documentos adicionales, a través de

la subsección Envío de documentos adicionales" de nuestro portal.

6. Generalidades

6.1. Sobre el programa XBRL Express

Una vez instalado el programa XBRL Express, el usuario encontrará los informes

requeridos por la Superintendencia de Sociedades en lenguaje XBRL. Para

diligenciar varios informes, basta con una sola instalación del sistema.

Las licencias del sistema están disponibles sólo para las Entidades Empresariales

objeto de este requerimiento; si la Entidad Empresarial ya cuenta con el referido

sistema, no será necesario descargarlo o instalarlo nuevamente.

El sistema sólo recibe archivos con extensión .XBRL. Estos archivos generados

mediante XBRL Express, se almacenan por defecto en la carpeta:

Mis Documentos Mis archivos XBRL

No podrán hacerse modificaciones al programa obtenido vía internet o por

cualquier medio, ni podrá alterarse su estructura o forma de diligenciamiento, so

pena de las sanciones a que haya lugar.

Para prestar un mejor servicio a sus usuarios, la Superintendencia de Sociedades

ofrece capacitaciones virtuales y cartillas sobre la descarga, instalación,

diligenciamiento y envío de la información, en las que se explica paso por paso

cada procedimiento.

Las Entidades Empresariales objeto de este requerimiento ya cuentan con la

autorización previa para el envío del archivo XBRL. En el evento de presentar

inconvenientes con la autorización, se deberá enviar un correo a

efinancierossuøersociedades.gov.coen el que se informe la situación, para lo

cual se deberá suministrar el NIT, el nombre de la sociedad y el tipo de informe

que desea transmitir.

6.2. Sobre el reporte de información

La Superintendencia solicita estados financieros certificados y dictaminados .con el

alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 de manera que, en

ningún caso, admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de

auditoría.

Los documentos solicitados en la presente Circular se entenderán válidamente

presentados por medio electrónico, en archivos en formato .pdf, en los términos

del artículo 50de la Ley 527 de 1999, según el cual no se negarán efectos

jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón

de que esté en forma de mensaje de datos.

TODOS POR UN

C NUEVOPAÍS

-

MÍNCT

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05 SOCEDAOES CIRCULAR EXTERNA

Solicitud de estados financieros año 2016

En relación con el envío de la información por vía electrónica, es pertinente

advertir que, conforme al artículo 289 del Código Penal y en concordancia con el

artículo 474 de¡ mismo estatuto, quien falsifique documento privado que pueda

servir de prueba, incurrirá si lo usa, en prisión de dieciséis a ciento ocho meses.

Los estados financieros reportados por las Entidades Empresariales estarán a

disposición de¡ público en el portal web de la Superintendencia de Sociedades, a

partir del 15 de junio de 2017.

La atención al público para la radicación de documentos y consultas sobre el

diligenciamiento de los formularios, se cumplirá de lunes a viernes en jornada

continua, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Los medios electrónicos estarán disponibles 24 horas al día en el portal

www.supersociedades.gov.co.

Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles

para todas las Entidades Empresariales:

. Correo electrónico efinancierossupersociedades.gov.co

Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades (de lunes a

viernes, en el horario de 9:00 a.m. a 11:00 a.m., a partir del 27 de marzo de

2017)

Atención telefónica en los siguientes números:

Bogotá: 3245777- 2201000 Ext 7177

Barranquilla: 3858069 - 3858094 -3858076 Y 3858173

Bucaramanga: 6381544 — 6781541 -6781533

Cartagena: 6646051- 6642429 - 6646052

Cali: 6880404

Medellín: 3506000 - 3506001 - 3506002 - 3506003

Manizales: 8847393 — 8847810 - 8847987

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

1

Francisco Reyes ai

rLh c0,

Superintendente de Soades


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