CIRCULAR EXTERNA 201-000010 del 2016

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Señores

Representantes legales

Contadores

Revisores fiscales

Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas

unipersonales clasificadas en el Grupo 2 de preparadores de información y que

aplican el Título II de la Parte 1 del Libro 1 del Decreto 2420 de 2015

Referencia: Solicitud de estados financieros año 2016

Normas Internacionales de Información Financiera

Esta Superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y

control otorgadas por la ley, está facultada para solicitar, confirmar y analizar

información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa de las

sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas

unipersonales (conjuntamente denominadas en esta circular "Entidades

Empresariales'), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de

conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995,

los numerales 2 y 3 del artículo 70del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, el

Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 y el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009.

1. Estados financieros a 31 de diciembre de 2016 y documentos adicionales

Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos

mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de

2016, junto con los documentos adicionales requeridos, a través del Sistema

Integrado de Reportes Financieros —SIRFIN. Para el efecto, se deberá seleccionar

alguna de las siguientes opciones, según corresponda:

Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2016 -40 NIIF

Pymes Individual

Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2016 - 50 NIIF

Pymes Separado

La información financiera deberá diligenciarse en miles de pesos.

1.1 Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la información

financiera

Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, las Entidades

Empresariales sometidas a vigilancia o control de la Superintendencia de

Sociedades, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio,

en este caso a 31 de diciembre de 2016, certificados y dictaminados, con el

alcance previsto en los articulos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de

orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta entidad.

T000SPORUN En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con

NuEvoPAIS integridad por un País sin corrupción.

(90(0*0 t•UtACt4 - -

- Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Públicas. ITEP.

®MINCIT www.oupersocledades.gov.co 1 w.bmasiersupersøciedades.gov.co -

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DE SOCIEDADES Solicitud de estados financieros año 2016- Pymes

Así mismo, están obligadas a remitir la misma información las Entidades

Empresariales sometidas a inspección de esta Superintendencia, a las cuales en

ejercicio de la atribución contenida en el articulo 83 de la Ley 222 de 1995,

mediante acto administrativo concreto dirigido a la dirección de notificación judicial

inscrita en el registro mercantil, les sea impartida la orden respectiva.

Se exceptúan de lo anterior aquellas Entidades Empresariales sometidas a

inspección que estén en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán

manifestar tal situación mediante correo electrónico dirigido a la dirección

webmastercsupersociedades.gov.co. En el "asunto" del correo electrónico deberá

indicarse lo siguiente: "Grupo de Informes Empresariales: Informe 01-Estados

Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2016— Sociedad en liquidación voluntaria".

Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia permanente de la

Superintendencia, que estén en liquidación voluntaria, deberán remitir la

información financiera en el Informe 16 - Estado de Liquidación Voluntaria, a

través del sistema Storm. Para el efecto, la información financiera deberá estar

preparada de acuerdo con lo previsto en el Decreto 2649 de 1993 y su reporte

deberá hacerse conforme lo dispone la Circular Externa que se expida para el

efecto.

1.2 Plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2016,

separados e individuales, según NIIF Pymes

Los estados financieros separados e individuales con corte a 31 de diciembre de

2016, certificados y dictaminados, deberán ser entregados en el año 2017, dentro

de las fechas señaladas a continuación (Tabla No.1), de acuerdo con los dos

últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla No. 1

Proaramación de Envío de Información Financiera

Últimos dos

dígitos del NIT

Envio de información

2017

Últimos dos

dígitos del NIT

Envío de información

2017

01 -05 Lunes 17 de abril 51 -55 Martes 02 de mayo

06 - 10 Martes 18 de abril 56 -60 Miércoles 03 de mayo

11 - 15 Miércoles 19 de abril 61 -65 Jueves 04 de mayo

16 -20 Jueves 20 de abril 66- 70 Viernes 05 de mayo

21 - 25 Viernes 21 de abril 71 - 75 Lunes 08 de mayo

26 - 30 Lunes 24 de abril 76 - 80 Martes 09 de mayo

31 -35 Martes 25 de abril 81 -85 Miércoles 10 de mayo

36 - 40 Miércoles 26 de abril 86 - 90 Jueves 11 de mayo

41 —45 Jueves 27 de abril 91 - 95 Viernes 12 de mayo

46-50 Viernes 28 de abril 96 -00 Lunes 15 de mayo

Las Entidades Empresariales que tengan más de un cierre contable en el año

deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma

independiente y presentarla en las fechas señaladas anteriormente, previa

solicitud de autorización de envío, dirigida al Grupo de Informes Empresariales al

correo electrónico efinancieros©supersociedades.gov.co.

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TODOS POR UN

NUEVOPAIS

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En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con

integridad por un País sin corrupción.

Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP.

www.sup.rsocIedado.gov.co 1 webmastet@,upersocied.des.gov.co - Colombi.

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CIRCULAR EXTERNA

SUPERa4rENDENCIA

DE SOCIEDADES Solicitud de estados financieros año 2016- Pymes

Los estados financieros de fin de ejercicio se deben reportar certificados y

dictaminados, de acuerdo con lo previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de

1995.

1.3 Documentos adicionales

Los estados financieros de fin de ejercicio sólo se entenderán recibidos en la

medida en que también se hubieren presentado los documentos adicionales

relacionados a continuación, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos

(2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la

información financiera según su número de NIT.

En el evento de que los documentos no fueren aportados en el plazo establecido,

los estados financieros se entenderán recibidos de manera extemporánea,

circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes.

Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados de¡ original en formato

.pdf, a través de la sección "Presentación Informes Empresariales", sub sección

"Envío de documentos adicionales" del portal web de la Superintendencia de

Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de

radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión

.XBRL.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe

asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe

exceder de 2 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un

número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el

requisito de presentación de información financiera en forma completa.

1.3.1 Las Entidades Empresariales vigiladas y controladas deberán presentar los

siguientes documentos:

El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican

que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en

el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor

fiscal que los dictamina en cumplimiento de¡ artículo 38 ibídem.

La certificación deberá contener el número de¡ documento de identidad, así

como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo

hubiere y la indicación de¡ número de tarjeta profesional en el caso de los

contadores.

El informe de gestión que los administradores deben presentar a la

asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de

conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual además debe

contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad

intelectual y derechos de autor por parte de la Entidad Empresarial. Esta

obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.

El dictamen del revisor fiscal

Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte

integral de los mismos, que contengan información adicional a la

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con

TODOSPORUN

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Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Púbticas, ITEP.

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sunmNTINDV4CIA CIRCULAR EXTERNA

OESOCIEDADES Solicitud de estados financieros año 2016- Pymes

presentada en los estados de situación financiera, del resultado integral del

ejercicio y componentes del otro resultado integral (ORI), de cambios en el

patrimonio y de flujos de efectivo, escaneadas del original en formato .pdf.

1.3.2 Las Entidades Empresariales inspeccionadas deberán presentar los

siguientes documentos:

El documento mediante el cual el representante legal y contador certifican

que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en

el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor

fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.

La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así

como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo

hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los

contadores.

Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte

integral de los mismos, que contengan información adicional a la

presentada en los estados de situación financiera, del resultado integral del

ejercicio y componentes del otro resultado integral (ORI), de cambios en el

patrimonio y de flujos de efectivo, escaneadas del original en formato .pdf.

El informe de gestión y el dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere, podrán ser

solicitados por la Superintendencia en cualquier momento.

2. Presentación de estados financieros consolidados y documentos

adicionales

Las Entidades Empresariales que sean matrices o controlantes y que estén

obligadas a reportar información financiera de fin de ejercicio en los términos del

numeral primero anterior, deberán presentar, además de los estados financieros

separados, los estados financieros consolidados a más tardar el 23 de mayo de

2017.

Para este efecto, deberán diligenciar el Informe 01-Estados Financieros de Fin de

Ejercicio- Corte 2016 - 60 NIIF Pymes - Consolidados, mediante la herramienta

XBRL Express, o cualquiera otra que soporte el lenguaje estándar XBRL. Las

cifras deberán diligenciarse en miles de pesos y presentarse por el Sistema

Integrado de Reportes Financieros - SIRFIN.

Las Entidades Empresariales obligadas a presentar estados financieros

combinados deberán reportar dicha información a través del Informe 01-Estados

Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2016 - 60 NllF Pymes - Consolidados, a

más tardar el 23 de mayo de 2017.

Junto con los estados financieros consolidados deberán presentarse los

documentos adicionales relacionados a continuación, dentro de los dos días

hábiles siguientes a la fecha establecida para el envío de la información financiera

consolidada:

a. Certificación de los estados financieros consolidados, suscrita por el

representante legal, contador y revisor fiscal de quien consolida.

"7 En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con

TODOSPORUN

NUEVOPAIS integridad por un Pais sin corrupción.

- - Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Piblícas, ITEP

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CIRCULAR EXTERNA SUPtRDt1tNDENCIA

DESOCEbADES Solicitud de estados financieros año 2016- Pymes

Notas a los estados financieros consolidados.

Informe especial del artículo 29 de la Ley 222 de 1995

Dictamen del revisor fiscal.

Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados del original en formato

.pdf, a través de la sección "Envío de documentos adicionales" del portal web de la

Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se

cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el

archivo con extensión .XBRL.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual deberá

asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe

exceder de 2 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un

número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el

requisito de presentación de información financiera en forma completa.

Los estados financieros consolidados sólo se entenderán recibidos oportunamente

en la medida en que también se hubieren presentado los documentos adicionales

que los complementan. En el evento de no ser aportados en el plazo establecido,

se entenderán presentados de manera extemporánea, circunstancia que podría

dar lugar a las sanciones pertinentes.

3. Información financiera de fin de ejercicio para entidades empresariales en

acuerdos recuperatorios

La Entidades Empresariales que estén en proceso de negociación o de ejecución

de un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550 de 1999, cuyo

promotor sea nominado por la Superintendencia de Sociedades o una cualquiera

de las Cámaras de Comercio del país y las Entidades Empresariales que fueren

admitidas a un proceso de reorganización de acuerdo con la Ley 1116 de 2006,

sea que el mismo se encuentre en trámite o en ejecución, deberán reportar los

estados financieros de fin de ejercicio, correspondientes al período del 10de enero

al 31 de diciembre de 2016, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en

los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

Los estados financieros deberán ser presentados en el año 2017, dentro de las

fechas señaladas en la Tabla No.1 anterior, de acuerdo con los dos últimos dígitos

del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el de verificación (DV). Para tales

efectos, se deberá utilizar el Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio-
Corte 2016 -40 NIIF Pymes Individual en caso de que los estados financieros sean

individuales, o el Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2016

- 50 NIIF Pymes Separado, en caso de que sean separados.

Así mismo, se deberán presentar, junto con los estados financieros de fin de

ejercicio, los documentos adicionales de que tratan las Circulares Externas

número 100-000004 y 100-000005 del 8 de agosto de 2016, según corresponda.

Adicionalmente, estas Entidades Empresariales deberán reportar la información

específica sobre el proceso que adelantan, de acuerdo con lo requerido en el

"Informe 03A - 20 Información Anual de Acuerdos de Recuperación", a través del

Sistema Integrado de Reportes Financieros —SIRFIN.

TODOS POR UN

NUEVOPAIS

MNCIT

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con

integridad por un País sin corrupción.

Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP.

rsocie dades.gov.co 1 webmaster@supersociedades.gov.co- Colombia

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SUPtR*NTZNDENCIA CIRCULAR EXTERNA

D! SOCIEDADES Solicitud de estados financieros año 2016- Pymes

Debe advertirse que la información financiera de fin de ejercicio requerida por esta

Circular, no sustituye ni excluye la obligación de reportar la información financiera

periódica de conformidad con lo previsto en las Circulares Externas número 100-

000004 y 100-000005 de¡ 8 de agosto de 2016 mencionadas.

Debido proceso especial

Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables. La

Superintendencia solicita los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y

dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en los

plazos ya señalados. El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Circular

podrá dar lugar, previa formulación de pliego de cargos y luego de concederse la

oportunidad para el ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones de ley de

conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995,

independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada de la

Entidad Empresarial.

Registro y presentación de información en SIRFIN

En la sección "Presentación Informes Empresariales" del portal

www.supersociedades.gov.co, los usuarios podrán encontrar la información

necesaria para la presentación de los informes en XBRL y, en particular, sobre la

forma en que han de cumplirse los siguientes trámites:

Efectuar el registro de las Entidades Empresariales.

Crear, cambiar o generar una nueva contraseña.

Descargar el software y los manuales de diligenciamiento.

Enviar los archivos con extensión .XBRL.

Enviar los documentos adicionales escaneados en archivo .pdf.

Consultar el estado de] envío.

Descargar archivos de años anteriores.

Consultar respuestas a posibles errores de envío.

Participar en capacitaciones virtuales.

La presentación de los estados financieros de fin de ejercicio y de los documentos

adicionales, deberá efectuarse mediante la sección "Presentación Informes

Empresariales" de¡ portal www.supersociedades.ciov.co.

Tan pronto como se envíe el archivo con extensión .XBRL a través del portal web,

el sistema le suministrará un número de radicación. Con este número deberán

cargarse los archivos en formato .pdf de los documentos adicionales, a través de

la subsección "Envío de documentos adicionales" de nuestro portal.

6. Generalidades

6.1. Sobre el programa XBRL Express

Una vez instalado el programa XBRL Express, el usuario encontrará los informes

requeridos por la Superintendencia de Sociedades en lenguaje XBRL. Para

diligenciar varios informes, basta con una sola instalación del sistema.

7

TODOS POR UN

NUEVO PAÍS

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En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con

integridad por un País sin corrupción.

Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Públicas, ITEP.

www.supersodedades.gov.co / webrraster@supersocIedades.gov.co- Colombia

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CIRCULAR EXTERNA

DESOCIEDADES Solicitud de estados financieros año 2016- Pymes

Las licencias del sistema están disponibles sólo para las Entidades Empresariales

objeto de este requerimiento; si la Entidad Empresarial ya cuenta con el referido

sistema, no será necesario descargarlo o instalarlo nuevamente.

El sistema sólo recibe archivos con extensión .XBRL. Estos archivos generados

mediante XBRL Express, se almacenan por defecto en la carpeta:

Mis Documentos Mis archivos XBRL

No podrán hacerse modificaciones al programa obtenido vía internet o por

cualquier medio, ni podrá alterarse su estructura o forma de diligenciamiento, so

pena de las sanciones a que haya lugar.

Para prestar un mejor servicio a sus usuarios, la Superintendencia de Sociedades

ofrece capacitaciones virtuales y cartillas sobre la descarga, instalación,

diligenciamiento y envío de la información, en las que se explica paso por paso

cada procedimiento.

Las Entidades Empresariales objeto de este requerimiento ya cuentan con la

autorización previa para el envío del archivo XBRL. En el evento de presentar

inconvenientes con la autorización, se deberá enviar un correo a

efinancierossupersociedades.pov.coen el que se informe la situación, para lo

cual se deberá suministrar el NIT, el nombre de la sociedad y el tipo de informe

que desea transmitir.

6.2. Sobre el reporte de información

La Superintendencia solicita estados financieros certificados y dictaminados con el

alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 de manera que, en

ningún caso, admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de

auditoría.

Los documentos solicitados en la presente Circular se entenderán válidamente

presentados por medio electrónico, en archivos en formato .pdt en los términos

del artículo 50de la Ley 527 de 1999, según el cual no se negarán efectos

jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón

de que esté en forma de mensaje de datos.

En relación con el envío de la información por vía electrónica, es pertinente

advertir que, conforme al artículo 289 del Código Penal y en concordancia con el

artículo 474 del mismo estatuto, quien falsifique documento privado que pueda

servir de prueba, incurrirá si lo usa, en prisión de dieciséis a ciento ocho meses.

Los estados financieros reportados por las Entidades Empresariales estarán a

disposición del público en el portal web de la Superintendencia de Sociedades, a

partir del 15 de junio de 2017.

La atención al público para la radicación de documentos y consultas sobre el

diligenciamiento de los formularios, se cumplirá de lunes a viernes en jornada

continua, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Los medios electrónicos estarán disponibles 24 horas al día en el portal

www.supersociedades.ciov.co.

(Tu TODOSPORUN En la Superintendencia de Sociedades trabajamos con

integridad por un País sin corruPción. NUEVOPAIS

Entidad No. 1 en el Indice de Transparencia de las Entidades Publicas, ITEP.

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MINCIT www.supersociedades.gov.co 1 webmaster@supersociedades.gov.co- colombia

0 818

SUPIIUHT!ND!NCIA CIRCULAR EXTERNA

DE SOCIIDAOES Solicitud de estados financieros año 2016- Pymes

Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles

para todas las Entidades Empresariales:

Correo electrónico : efinancierossupersociedades.gov.co

Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades (de lunes a

viernes, en el horario de 9:00 a.m. a 11:00 a.m., a partir del 27 de marzo de

2017)

Atención telefónica en los siguientes números:

Bogotá:3245777-2201000 Ext 7177

Barranquilla: 3858069 - 3858094 -3858076 Y 3858173

Bucaramanga: 6381544 — 6781541 -6781533

Cartagena: 6646051- 6642429 - 6646052

Cali: 6880404

Medellín: 3506000 - 3506001 - 3506002 - 3506003

Manizales: 8847393 — 8847810 - 8847987

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

Francisco Reyes Villamiz r

Superintendente d des


Servicios

















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